La Ley de Protección de datos y las Comunidades de Propietarios.

Desde el momento en que vio la luz la Ley Orgánica  15/1999 de 13 de diciembre y desarrollada por el RD 1720/2007, por todos conocida como la Ley de Protección de Datos, se han generado para las comunidades de propietarios una serie de obligaciones que la mayoría de ellas incumplen por desconocimiento por lo que están expuestas a las importantes sanciones que prevé la propia legislación para los casos en que dicha normativa sea desatendida. Como ejemplo de esta prolífica actividad sancionadora por parte de la Agencia de Protección de Datos sirvan los tres procedimientos descritos a continuación (datos extraidos de la propia web de la Agencia):

Nº de Procedimiento	Motivo denunciado	Sanción
PS-00515-2009	Por no colocar el cartel obligatorio en una zona videovigilada.	1.000 €
PS-00657-2009	Por no tener inscritos sus ficheros.	600 €
PS/00689/2008	Por exponer en un tablón de anuncios público los datos de un vecino moroso.	6.000 €

Evidentemente, en estas situaciones de incumplimiento de la ley, se nos plantean dos casuísticas distintas. Por un lado estarían aquellas comunidades de propietarios de poca entidad, con apenas comunicaciones y sin un archivo informático con los datos particulares de los comuneros, y que suelen autoadministrarse, y por el otro lado aquellas que cuentan con un administrador profesional pero que no se ha preocupado en averiguar si la comunidad de propietarios que administra tiene dado de alta, en el registro de la Agencia de Protección de datos, el fichero y actualizados los datos referentes al responsable, ubicación y medidas de seguridad del mismo.

Ante esto vamos a intentar, y de la manera más sencilla posible, clarificar algunas de las dudas que surgen en relación a este tema.

Así, quede claro en primer lugar que toda comunidad de propietarios, por el mero hecho de tener un listado con los datos de sus comuneros con la finalidad de facilitar la gestión de los gastos comunes y en definitiva la vida de la comunidad, necesita tener dado de alto dicho fichero, ya esté éste en soporte mecanizado, manual o mixto.

El responsable de este fichero es la propia comunidad de propietarios, así lo define el artículo 3, letra d) LOPD:

“Responsable del fichero o tratamiento: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”.

A su vez se deberán nombrar a una o varias personas que serán las encargadas de su tratamiento, así lo de fine la letra g) del mismo artículo de la citada ley:

 “ Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.”

; por lo general este nombramiento recaerá sobre el Administrador de fincas ya sea un profesional independiente o algún vecino de la propia  comunidad.

Entre responsable y encargado deberá existir un contrato, que será diferente y distinto del contrato mercantil por prestación de servicios que se formaliza entre comunidad y administrador profesional, así lo determina el art. 12  punto 2 LOPD:

 “ La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.”

En este contrato se deberán estipular igualmente las medidas de seguridad a que se refiere el art. 9) y que afectan de manera directa al encargado del tratamiento:

“1. El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.

2. No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones que se determinen por vía reglamentaria con respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas.”

El encargado del tratamiento será responsable del uso inadecuado, o de la comunicación que haga a terceros no autorizados, de los datos que figuren en el fichero; de manera que deberá responder personalmente de dichas infracciones.

Para el registro del fichero, la comunidad deberá, en primer lugar, comunicar determinados datos a través del formulario NOTA que se encuentra en la propia web de la AEPD: Pulsar aquí.

Posteriormente se deberá remitir firmado y por correo ordinario dicho formulario que habrá sido validado electrónicamente.

Junto con éste,  se deberá remitir el documento que es la base de todo, el Documento de Seguridad, cuyo modelo pueden encontrar aquí: Pulsar aquí.

Los ficheros más habituales que son objeto de tratamiento por parte de las comunidades de propietarios son la relación de datos particulares de los propietarios (nombre, DNI, dirección, Números de ctas. Bancarias), datos de trabajadores de la propia comunidad, listados de morosos, archivos de las imágenes registradas por los sistemas de vídeo vigilancia, ….

Sobre la cuestión de si los propios comuneros tienen que otorgar autorización o consentimiento mediante documento firmado a la comunidad de propietarios, como responsable de dicho fichero, por el uso e incorporación de sus datos personales a dichos ficheros, ha quedado resuelto que este documento no es pertinente en estos supuestos de pertenencia a comunidad de propietarios pues se entienden que la cesión de dichos datos son imprescindibles para el necesario funcionamiento y administración  de la comunidad de la que son parte.

En otro orden de cosas, debemos hacernos eco en este estudio de la reciente sentencia de la Sala Primera de lo Civil del Tribunal Supremo, 135/2014  de 21 de marzo en el que se dicta jurisprudencia en sentido contrario a como venía entendiendo y sancionando la AEPD a numerosas comunidades de propietarios en donde las convocatorias a las juntas incluían la relación de los comuneros morosos. La AEPD mantenía la tesis de que dicha relación de morosos, identificados con nombre y apellidos, no podía ser publicada en el tablón de anuncios si éste estaba en un lugar de paso para personas ajenas a la propia comunidad. Pues bien, en dicha sentencia, se realizan consideraciones importantes al respecto, con indicación de reiterada jurisprudencia, señalando que el derecho al “honor, a la intimidad y a la propia imagen”, que eran los argumentos esgrimidos por la parte demandante,  se encuentran limitados por la libertades de expresión e información a los que tienen derecho el resto de propietarios de la comunidad, es decir, la parte demandada. Así, dice dicha sentencia que “ no vulnera el Derecho al Honor y a la Intimidad la citación de la convocatoria de junta general extraordinaria de una comunidad de propietarios en el tablón de anuncios, que incluye el listado de propietarios deudores de cuotas de la comunidad”.

Y es que además, añadimos nosotros, hay una ley específica y especial como es la LPH que obliga a relacionar los vecinos que no tendrán derecho de voto en la junta convocada en base a su condición de moroso, convocatoria que deberá ser colgada en el tablón de anuncios en caso de que alguno de los propietarios no haya podido ser notificado en el domicilio que hubiese designado.

Art 16, 2, párrafo primero:

La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria, practicándose las citaciones en la forma establecida en el artículo 9. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2.

Art 9, 1, letra h), párrafo segundo:

“Si intentada una citación o notificación al propietario fuese imposible practicarla en el lugar prevenido en el párrafo anterior, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto…”